O que é transferência e recolhimento de documentos ao Arquivo e qual a diferença?
A transferência é o envio de documentos do Arquivo Corrente ao Arquivo Intermediário. São documentos com valor legal, administrativo ou fiscal de uso pouco frequente que já cumpriram suas funções primárias e que aguardam destinação final (eliminação ou guarda permanente).
O recolhimento é a passagem dos documentos do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente. São documentos com valor probatório, informativo e de pesquisa que devem ser preservados em caráter definitivo pois são inalienáveis e imprescritíveis. Eles não podem ser doados ou eliminados e nunca perdem o valor ou a validade.
Como saber se os documentos da unidade administrativa ou acadêmica da UFF podem ser transferidos ou recolhidos ao Arquivo?
Para fazer a transferência, o recolhimento ou a eliminação de documentos é necessário realizar o levantamento documental e o tratamento técnico, ou seja, a identificação, classificação, arranjo dos documentos de acordo com os códigos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de atividades-meio do Poder Executivo Federal e de atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior estabelecidas pela legislação.
Exemplos de códigos de classificação e destinação que constam nos Códigos de Classificação e Tabelas de Temporalidade e Destinação
Como é feito o tratamento técnico dos documentos?
O levantamento documental e tratamento técnico é feito por meio de assessoria técnica, serviço oferecido pela Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação (CAR/SDC) para as unidades acadêmicas e administrativas por arquivistas lotados em diversas unidades da UFF.
Na assessoria técnica é realizado o diagnóstico do Arquivo Corrente. Os arquivistas além da avaliação dos documentos para destiná-los à eliminação ou guarda permanente, também dão recomendações técnicas aos servidores da unidade solicitante sobre a organização dos documentos, objetivando mantê-los acessíveis e prontos para futuras transferências e recolhimentos.
LED: Listagem de Eliminação; GRD: Guia de Recolhimento de Documentos; LTD: Listagem de Transferência de Documentos; CPAD: Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Como as unidades acadêmicas ou administrativas da UFF podem fazer a transferência e o recolhimento de documentos ao Arquivo?
Os documentos, classificados e avaliados, são enviados à CAR/SDC, após a realização da Assessoria Técnica, por meio de Listagens de Transferência de Documentos (LTD) e de Guias de Recolhimento de Documentos (GRD). Se necessário, são elaboradas Listagens de Eliminação de Documentos (LED) que devem ser submetidas à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD/UFF).
Para saber mais clique em:
Diretrizes e Recomendações
Glossário de Terminologia Arquivística
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
