Em fins da década de 1990 a Universidade Federal Fluminense começou a avaliação de documentos instituindo sua primeira comissão de avaliação de documentos (Portaria nº 25.746, de 15 de julho de 1998) .
A regulamentação da lei nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991 por meio do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 estabeleceu no art. 18º que cada órgão e entidade da Administração Pública Federal constituirá sua CPAD, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação de documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Com essa regulamentação, respeitando as normas e procedimentos arquivísticos, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFF vem cumprindo suas funções conduzindo a eliminação de documentos com a aprovação de listagens de eliminação e publicando editais de ciência de eliminação.
Compete à CPAD/UFF:
Divulgar o calendário de reuniões ordinárias e reuniões extraordinárias para a comunidade universitária;
Receber e analisar as Listagens de Eliminação de Documentos (LED) das unidades acadêmicas e administrativas da UFF elaborados a partir do tratamento e assessoria técnica dos arquivistas da CAR/SDC;
Encaminhar as listagens, os editais de ciência e os termos de eliminação de documentos aos órgãos competentes;
Acompanhar o processo de eliminação de documentos destituídos de valor permanente;
Convidar colaboradores eventuais com conhecimento de matéria relevante para suas atividades e consultores ad hoc (representantes da Procuradoria Federal junto à UFF (PROGER) e do Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF);
Aprovar e divulgar normas, diretrizes, instruções normativas e outros atos que se fizerem necessários à execução de suas competências e atividades;
Validar as diretrizes para a elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos e do Termo de Eliminação de Documentos das unidades da UFF;
Constituir comissões especiais ou provisórias, ou ainda, grupos de trabalho para tratar de assuntos específicos relacionados à execução de suas competências.
O Regimento da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos aprovado pela portaria UFF nº 62.415 de 18 de novembro de 2018 detalha a atuação da CPAD/UFF.
Portaria nº 68.620 de 16 de novembro de 2023
Portaria nº 68.348 de 11 de maio de 2022
Portaria nº 66.483 de 19 de fevereiro de 2020
Portaria nº 63.583, de 26 de abril de 2019
Portaria n.º 59.057, de 7 de junho de 2017
Portaria n.º 59.056, de 7 de junho de 2017
Portaria n.º 59.055, de 7 de junho de 2017
Portaria nº 56.791, de 26 de julho de 2016
Portaria n.º 54.588, de 10 de setembro de 2015
Portaria nº 47.743, de 05 de outubro de 2012
Portaria nº 43.407, de 30 de novembro de 2010
Portaria nº 33.656, de 10 de março de 2005
Portaria nº 27.136, de 12 de maio de 1999
Portaria nº 25.746, de 15 de julho de 1998
E-mail: cpad.car.sdc@id.uff.br
