Postado por Equipe CAR/SDC em 04/out/2024 - Sem Comentários
O Arquivo Nacional, órgão do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, publicou da Portaria AN/MGI nº 174, de 23 de setembro de 2024, que aprova a versão atualizada dos instrumentos de gestão de documentos que devem ser utilizados pelos órgãos e entidades do Poder Executivo federal, revogando assim a Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020.
As principais atualizações foram a revisão dos prazos de retenção e a inclusão de novas categorias de acordo com a legislação em vigor que regula as diversas funções e atividades desenvolvidas no poder Executivo Federal e os prazos de prescrição. Também houve a adequação do documento o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, versão 2, aprovado pela Resolução nº 50 do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, de 6 de maio de 2022.
O que são instrumentos de gestão de documentos arquivísticos?
Os instrumentos de gestão de documentos são os Códigos de classificação e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos que visam orientar a produção, a utilização e a destinação final, contribuindo para o acesso e a conservação dos documentos de valor permanente, bem como para a eliminação daqueles que já prescreveram de acordo com a legislação.
Esses instrumentos são adotados nos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal – Siga que inclui a Universidade Federal Fluminense.
Para acessar o Código de Classificação de Documentos (CCD) e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) relativo às atividades-meio/suporte atualizados em 2024 no formato PDF e planilha com notas explicativas, bem como os CCD e TTDD relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) e Hospitais universitários clique aqui.
Postado por Equipe CAR/SDC em 01/out/2024 - Sem Comentários
A equipe da Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação foi no último dia 26 de agosto na Escola de Engenharia Industrial Metalúrgica de Volta Redonda (VEI). O objetivo da visita foi concluir a assessoria técnica em arquivos iniciada em julho de 2023 ao Departamento de Ciências Exatas (VCE) e apresentar à direção da Unidade acadêmica as perspectivas do serviço de assessoria técnica em arquivos para 2025.
Na oportunidade a equipe verificou as caixas de documentos avaliadas do VEI/VCE e prontas para destinação final: guarda ou eliminação, bem como a elaboração das Listas de Eliminação de documentos a serem apresentadas na próxima reunião da CPAD.
Em paralelo a Coordenadora de Arquivos, Camilla Aquino, em reunião com o diretor e vice diretora da VEI, Professor Afonso Aurélio de Carvalho Peres e Prof.ªTatiana Caneda Salazar Ribeiro e professores que são chefes de departamentos apresentou pontos gerais sobre a gestão de documentos, os procedimentos legais, e benefícios da eliminação de documentos não só dentro dos trâmites legais e mas dentro dos princípios de sustentabilidade.
Também foram abordadas na reunião, por ambas as partes, questões relacionadas ao programa de Gestão da UFF e os impactos nas secretarias de coordenações e departamentos de ensino da VEI, capacitação de servidores para gestão de documentos e próximas assessorias técnicas que serão oferecidas por meio de editais.
Postado por Equipe CAR/SDC em 26/set/2024 - Sem Comentários
No dia 25 de setembro de 2024, a Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação (CAR/SDC) recebeu a professora do Departamento de Ciência da Informação (GCI), Dra. Ivanilma de Oliveira Gama, junto com cerca de 15 alunos do curso de graduação em Arquivologia, para conhecerem o espaço físico da CAR/SDC.
Eles puderam aprender sobre a história do Complexo Arquitetônico do Educandário Paula Cândido, edificação tombada pelo Instituto Estadual do Patrimônio Cultural (INEPAC), do qual a CAR/SDC faz parte. Além disso, conheceram os principais serviços que prestamos para toda a comunidade acadêmica da UFF.
Os visitantes puderam ver alguns itens do acervo, como diplomas antigos em papel, fotografias, plantas de arquitetura e engenharia, processos administrativos e demais documentos que ajudaram a compor a história da UFF. Aprenderam sobre a técnica de microfilmagem de documentos e tiveram acesso ao software de difusão do acervo da universidade AtoM UFF (atom.uff.br).
Ficou interessado? Agende também uma visita guiada à CAR/SDC pelo e-mail: atendimento.car.sdc@id.uff.br ou pelo formulário disponível na página Atendimento à pesquisa.
Postado por Equipe CAR/SDC em 19/jul/2024 - Sem Comentários
A Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação recebeu no último dia 17 de julho a Professora Drª Juliana Alvim Carvalho do Departamento de Ciência da Informação e os alunos da disciplina Extensão Universitária I do curso de Arquivologia.
Foram apresentados os serviços ofertados pela CAR/SDC à comunidade universitária, parte do acervo iconográfico, micrográfico e textual dando destaque para a documentação das ações extensionistas da UFF na Unidade Avançada José Veríssimo no município de Oriximiná, Pará criada pela Resolução CUV/UFF nº24/1972 no âmbito do Projeto Rondon.
Também foi apresentada a história do edifício sede da Coordenação de Arquivos, que faz parte do complexo arquitetônico Paula Cândido tombado pelo INEPAC e percorreram algumas das dependências do prédio.
MT
Postado por Marcela Thimoteo em 09/fev/2024 - Sem Comentários
Em 27 de dezembro de 2023 a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Universidade Federal Fluminense (CPAD/UFF) publicou o Edital de Eliminação de Documentos nº 01/2023 no Diário Oficial da União (DOU) para oficializar o descarte de 13,30 metros (cerca de 406 kg ou 95 caixas arquivo) de documentos que já cumpriram sua temporalidade.
Decorridos 30 dias da publicação no DOU a CPAD/UFF efetivou a eliminação no dia 01 de fevereiro com o encaminhamento dos documentos à cooperativa de reciclagem e a publicação do Termo de Eliminação de Documentos nº 01/2024 no Boletim de Serviço UFF nº 26/2024.
O procedimento foi acompanhado por membros da CPAD/UFF em conformidade com o art.5º, §2º da Resolução do CONARQ nº40/ 2014 que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
O procedimento também está em conformidade com a legislação vigente sobre a Política Nacional de Resíduos Sólidos.
A coleta e o transporte dos 13,30 metros de documentos foi feito pelo Programa ECOENEL que garante o descarte correto dos resíduos e possibilita um desconto na conta de luz da Universidade.
Para saber mais sobre eliminação de Documentos acesse as páginas
Postado por Equipe CAR/SDC em 23/jan/2024 - Sem Comentários
A assessoria técnica em arquivos objetiva auxiliar as unidades da UFF a manter seus arquivos organizados tornando o acesso à informação mais fácil.
A Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação (CAR/SDC) retomou em janeiro de 2023 o serviço de assessoria técnica em arquivos conforme a DTS SDC nº 18, de 20 de dezembro de 2022. Ao longo do ano de 2023 a CAR/SDC abriu 17 assessorias técnicas em diversas unidades administrativas e acadêmicas da Universidade Federal Fluminense.
Das assessorias técnicas abertas em 2023,1 está suspensa temporariamente, 2 foram concluídas, 1 foi encerrada a pedido da unidade solicitante, 13 estão em andamento e devem ser concluídas em 2024.
Nas assessorias técnicas em arquivos é realizado um levantamento documental e uma visita técnica para elaborar um relatório com o diagnóstico do acervo da unidade e instruções básicas para que os servidores iniciem as atividades de seleção e classificação de documentos em seus locais de trabalho e consequente organização da documentação acumulada. As atividades são acompanhadas pelos arquivistas da CAR/SDC por e-mail resolvendo dúvidas pontuais e visitas de acompanhamento das atividades.
A CAR/ SDC atendeu aos pedidos de assessoria técnica realizados até setembro de 2023, quando foi publicada a IN SDC nº 07/2023, que estabeleceu novos procedimentos para o serviço de assessoria técnica em arquivos na UFF.
Para mais informações acesse as páginas :
Postado por Equipe CAR/SDC em 15/jan/2024 - Sem Comentários
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Universidade Federal Fluminense (CPAD/UFF) retomou suas atividades em dezembro de 2023 com a nomeação de novos membros e realização de uma reunião ordinária em 12 de dezembro.
Nesta reunião foi aprovada a realização de 2 reuniões ordinárias no ano de 2024: a primeira em março e a segunda em agosto. Também foi decidido que as Listagens de Eliminação de Documentos (LED) a serem apresentadas à CPAD/UFF devem ser enviadas no máximo 15 dias antes das respectivas reuniões.
As reuniões da CPAD/UFF são públicas e de presença obrigatória dos membros. O horário e local serão informados com antecedência.
Mais informações podem ser obtidas através do e-mail: cpad.car.sdc@id.uff.br
Postado por Equipe CAR/SDC em 10/jan/2024 - Sem Comentários
A Comissão de Permanente Avaliação de Documentos da Universidade Federal Fluminense (CPAD/UFF) publicou no Diário Oficial da UNião (DOU) do dia 26/12/2023 o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº 01/2023, com o objetivo de cientificar a sociedade que foram inciados os procedimentos para eliminar 13,30 metros lineares de documentos referentes às Listagens de Eliminação de nº 1/2023 e nº 2/2023 da Gerência Plena de Comunicações Administrativas/GPCA, unidade vinculada à Pró-Reitoria de Administração (PROAD).
Assim, atendendo aos dispositivos legais, a CPAD/ UFF informa que caso haja partes interessadas relacionadas nos documentos, estes podem se manifestar pelo correio eletrônico cpad.car.sdc@id.uff.br no prazo de 30 dias a contar da data de publicação do edital.
A eliminação de documentos está de acordo com o Decreto nº 10.148/2019 e com as orientações do Arquivo Nacional, órgão que coordena o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal (SIGA), que reforçou a informação de que “Em 8 de março de 2023, o Tribunal Regional da Justiça Federal da 2ª Região, TRF2, publicou decisão de cassar os efeitos suspensivos de vigência obtidos pelo MPF-RJ em fevereiro de 2022.”.
Para mais informações sobre destinação de documentos para a eliminação, acesse a página da Comissão Permanente da avaliação de Documentos
Postado por Equipe CAR/SDC em 28/dez/2023 - Sem Comentários
A Superintendência de Documentação, por meio da Coordenação de Arquivos, no uso de suas atribuições informa a prorrogação da suspensão temporária no primeiro arquivamento de processos até 30/06/2024.
A suspensão visa promover as condições adequadas para garantir a eficiência das atividades de gestão documental realizadas pela UFF, bem como a conservação, preservação e o acesso dos documentos arquivados.
Informamos que os espaços previstos para a guarda de processos na Coordenação de Arquivos ainda estão em reforma.
Os arquivistas de ambas as áreas estão trabalhando para o retorno do serviço o quanto antes. Contamos com a compreensão da comunidade acadêmica.
Contamos com a compreensão da comunidade acadêmica.
Dúvidas podem ser enviadas para o e-mail: processos.car.sdc@id.uff.br
Postado por Equipe CAR/SDC em 19/dez/2023 - Sem Comentários
No evento realizado pela PROGEPE em comemoração do jubileus de rubi e ouro dos servidores homenageou os servidores docentes e técnico-administrativos ativos em efetivo exercício a pelo menos 45 anos, no dia 18 de dezembro de 2023.
A Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação – CAR/SDC foi representada pelo servidor Ary Alfredo Pereira Fortes, arquivista, homenageado pelos seus 51 anos de contribuição e dedicação à Universidade Federal Fluminense.
Ary Alfredo Pereira Fortes ingressou na UFF em 01/12/1972 como servidor e alguns anos depois cursou Arquivologia, também nesta universidade e durante sua caminhada fez grandes contribuições, dentre elas como diretor da CAR/SDC, de 2007 a 2012.
A equipe da CAR/SDC parabeniza o servidor pelos anos de dedicação à UFF.
Para saber mais acesse a página Evento de Comemoração dos Jubileus de Ouro e de Rubi da UFF
