A Coordenação de Arquivos (CAR) está subordinada à Superintendência de Documentação (SDC) tem por finalidade, segundo o Regimento Interno da SDC (Decisão CUV nº100/2019) propor, supervisionar e garantir as atividades relativas à gestão de documentos e arquivos da Universidade Federal Fluminense.
A Coordenação de Arquivos conta, para o exercício de suas funções, com as seguintes áreas regularmente instituídas (art. 4º)
Arquivo Intermediário (e-mail: sain.car.sdc@id.uff.br)
O Arquivo Intermediário é responsável por realizar a transferência e o tratamento técnico da documentação de uso não corrente.
Competências:
Planejar, treinar, orientar e supervisionar os procedimentos de transferência dos documentos produzidos pelas unidades administrativas e acadêmicas da UFF;
Tratar, preservar e promover o acesso aos documentos transferidos;
Orientar os usuários das unidades produtoras de documentos arquivísticos transferidos na realização de consulta e empréstimo dos mesmos;
Conferir as Listagens de Transferência de Documentos recebidas das unidades após os trabalhos de assessoria técnica;
Elaborar Listagens de Eliminação de Documentos sob sua guarda e submetê-las à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);
Elaborar Guia de Recolhimento de Documentos sob sua guarda para encaminhar ao Arquivo Permanente ou ao Arquivo Especial;
Supervisionar os projetos voltados para os documentos de fase corrente e intermediária, através de parcerias intra e inter-institucionais;
Prestar assessoramento técnico às unidades administrativas e acadêmicas da UFF, na organização dos documentos na fase corrente e na transferência daqueles cujos prazos encontram-se expirados;
Atuar no planejamento das transferências a serem realizadas, bem como no controle das assessorias técnicas, dando o suporte que for necessário;
Normatizar procedimentos necessários no que tange à organização, tratamento e destinação dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades administrativas e acadêmicas da UFF; e
Atuar no planejamento e topografia dos depósitos que contém acervos produzidos e recebidos pela UFF, na fase intermediária.
Arquivo Permanente (e-mail: sape.car.sdc@id.uff.br)
O Arquivo Permanente é responsável pelo recolhimento, arranjo, descrição, preservação, guarda, acesso e difusão dos documentos de valor permanente provenientes das faculdades isoladas que deram origem à da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UFERJ) e dos diversos órgãos da UFF.
Competências:
Orientar e supervisionar os procedimentos de recolhimento dos documentos, produzidos, recebidos e acumulados pelos diversos órgãos da UFF;
Planejar, em conjunto com o Arquivo Especial, a política de recolhimento de documentos arquivísticos de valor permanente;
Supervisionar projetos voltados para documentos textuais e digitais de valor permanente, através de parcerias intra e inter-institucionais;
Orientar usuários na realização de pesquisas internas e externas;
Recolher os documentos oriundos do Arquivo Intermediário, cuja classificação, avaliação e seleção já tenha sido realizada;
Arranjar e descrever os documentos de valor permanente recolhidos a partir das Guias de Recolhimento de Documentos (GRD)
Elaborar instrumentos de pesquisa visando o acesso e difusão do acervo arquivístico;
Promover ações culturais e educativas na área de arquivologia;
Promover ações, junto à comunidade universitária, que valorizem, fortaleçam e preservem a memória institucional.
Garantir o acesso ao acervo conforme determina a Constituição Federal, a legislação vigente sobre arquivos e acesso à informação respeitando a intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, as liberdades e garantias individuais e segurança da Instituição.
Arquivo Especial (e-mail: saes.car.sdc@id.uff.br)
O Arquivo Especial é responsável pelo recolhimento, guarda, conservação e preservação dos documentos de caráter permanente: em linguagem não-textual; em suporte não convencional; em formatos e dimensões excepcionais que exigem procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação; cujo acesso depende de intermediação tecnológicas.
Competências:
Orientar e supervisionar os procedimentos para a organização e/ou recolhimento de documentos de suporte não textual produzidos pela UFF;
Organizar, conservar e preservar os documentos produzidos cujo arquivamento e consulta exijam condições especiais e/ou equipamentos específicos;
Planejar, em conjunto com o Arquivo Permanente, a política de recolhimento de documentos arquivísticos de valor permanente;
Supervisionar os projetos voltados para documentos de suporte não textual, através de parcerias intra e inter-institucionais;
Atender às pesquisas internas e externas;
Viabilizar o acesso às informações do acervo por meio de sistemas de recuperação online;
Atuar na política de preservação de documentos arquivísticos digitais.
Arquivo de Processos (e-mail: processos.car.sdc@id.uff.br)
O Arquivo de Processos é responsável pelo arquivamento e desarquivamento de processos administrativos da UFF, além de atuar na gestão e no tratamento técnico dos mesmos.
Competências:
Gerenciar o arquivamento de processos dos órgãos da UFF;
Realizar desarquivamentos sob demanda para subsidiar as demais áreas administrativas da UFF;
Realizar o tratamento técnico dos documentos transferidos para o Arquivo, incluindo as atividades de classificação, avaliação e destinação;
Elaborar Listagens de Eliminação e submetê-las à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);
Controlar a tramitação e transferência dos processos administrativos encaminhados ao Arquivo;
Planejar políticas e normatizar procedimentos de recebimento, guarda, empréstimo e destinação de processos administrativos;
Viabilizar a gestão das informações do acervo por meio de sistemas digitais;
Orientar as unidades administrativas na realização de consulta e empréstimo dos processos;
Auxiliar nas demais atividades afins à gestão, preservação e acesso de processos administrativos.
Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos (e-mail: spda.car.sdc@id.uff.br)
Competências:
Higienizar e restaurar documentos arquivísticos;
Planificar, desmontar e acondicionar os documentos arquivísticos;
Assessorar as Seções da Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação, no monitoramento dos depósitos e demais áreas de guarda de documentos arquivísticos, visando o controle de qualidade e clima.
Laboratório de Reprografia (e-mail: lare.car.sdc@id.uff.br)
Competências:
Manter o efetivo controle do arquivo de segurança, no que se refere a manutenção dos padrões de temperatura e clima;
Assessorar os setores da universidade quanto a necessidade de realizar procedimentos de digitalização, mediante as normas e legislação vigente;
Estabelecer a política de mudança de suporte de documentos, evitando a obsolescência tecnológica de acordo com a legislação vigente;
Fazer cumprir as normas e padrões de qualidade a serem seguidos nas operações de digitalização.
