Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

Em fins da década de 1990 a Universidade Federal Fluminense começou a avaliação de documentos instituindo sua primeira comissão de avaliação de documentos (Portaria nº 25.746, de 15 de julho de 1998) .

A regulamentação da lei nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991 por meio do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 estabeleceu no art. 18º que cada órgão e entidade da Administração Pública Federal constituirá sua CPAD, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação de documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Com essa regulamentação, respeitando as normas e procedimentos arquivísticos, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFF vem cumprindo suas funções conduzindo a eliminação de documentos com a aprovação de listagens de eliminação e publicando editais de ciência de eliminação.

Compete à CPAD/UFF:

Divulgar o calendário de reuniões ordinárias e reuniões extraordinárias para a comunidade universitária;

Receber e analisar as Listagens de Eliminação de Documentos (LED) das unidades acadêmicas e administrativas da UFF elaborados a partir do tratamento e assessoria técnica dos arquivistas da CAR/SDC;

Encaminhar as listagens, os editais de ciência e os termos de eliminação de documentos aos órgãos competentes;

Acompanhar o processo de eliminação de documentos destituídos de valor permanente;

Convidar colaboradores eventuais com conhecimento de matéria relevante para suas atividades e consultores ad hoc (representantes da Procuradoria Federal junto à UFF (PROGER) e do Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF);

Aprovar e divulgar normas, diretrizes, instruções normativas e outros atos que se fizerem necessários à execução de suas competências e atividades;

Validar as diretrizes para a elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos e do Termo de Eliminação de Documentos das unidades da UFF;

Constituir comissões especiais ou provisórias, ou ainda, grupos de trabalho para tratar de assuntos específicos relacionados à execução de suas competências.

O Regimento da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos aprovado pela portaria UFF nº 62.415 de 18 de novembro de 2018 detalha a atuação da CPAD/UFF.