O Guia de fundos da Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação da UFF busca apresentar o acervo custodiado por esta unidade para a comunidade interna e externa, com vistas a aperfeiçoar e orientar o atendimento prestado. Ao mesmo tempo, vislumbra ampliar sua visibilidade em busca de novos perfis de pesquisadores e usuários em geral. Dessa forma, o instrumento de referência converge para a principal função de um arquivo: dar acesso a seus documentos, organizados e contextualizados para que a partir deles se possa produzir conhecimento, bem como assegurar direitos.
Os dados aqui organizados resultam de um esforço amplo e metódico desenvolvido no âmbito do Grupo de Trabalho para Elaboração de Normas de Recolhimento, Arranjo e Descrição de Documentos Arquivísticos, constituído pela Determinação de Serviço SDC nº 78, de 17 de outubro de 2018. Foram obtidos levando-se em consideração a estrutura da Universidade até o mês de agosto de 2019. Logo, possíveis atualizações serão necessárias caso a UFF venha a passar por mudanças em sua estrutura ou reformas administrativas.
Todas as escolhas teóricas e técnicas que se apresentam a seguir levaram em conta, primordialmente, a satisfação do usuário, a realidade do Arquivo e da Universidade, as boas práticas da Arquivologia contemporânea, as orientações do Arquivo Nacional, os manuais e as normas vigentes.
À parte disso, é importante destacar que o respectivo guia não pretende ser um retrato definitivo e permanente do acervo da Coordenação e isso nem mesmo seria possível dado que a própria natureza dos arquivos exige atualizações periódicas, acréscimos e correções. Tampouco as escolhas metodológicas aqui apresentadas são atemporais, e retratam apenas o entendimento atual da equipe que o elaborou.
