Estrutura Administrativa da CAR

Coordenação de Arquivos (CAR)

A Coordenação de Arquivos (CAR) está subordinada à Superintendência de Documentação (SDC) tem por finalidade, segundo o Regimento Interno da SDC (Decisão CUV nº100/2019) propor, supervisionar e garantir as atividades relativas à gestão de documentos e arquivos da Universidade Federal Fluminense.

A Coordenação de Arquivos conta, para o exercício de suas funções, com as seguintes áreas regularmente instituídas (art. 4º)

Arquivo Intermediário

O Arquivo Intermediário é responsável por realizar a transferência e o tratamento técnico da documentação de uso não corrente.

Competências:

   Planejar, treinar, orientar e supervisionar os procedimentos de transferência dos documentos produzidos pelas unidades administrativas e acadêmicas da UFF;

   Tratar, preservar e promover o acesso aos documentos transferidos;

   Orientar os usuários das unidades produtoras de documentos arquivísticos transferidos na realização de consulta e empréstimo dos mesmos;

   Conferir as Listagens de Transferência de Documentos recebidas das unidades após os trabalhos de assessoria técnica;

   Elaborar Listagens de Eliminação de Documentos sob sua guarda e submetê-las à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);

   Elaborar Guia de Recolhimento de Documentos sob sua guarda para encaminhar ao Arquivo Permanente ou ao Arquivo Especial;

   Supervisionar os projetos voltados para os documentos de fase corrente e intermediária, através de parcerias intra e inter-institucionais;

   Prestar assessoramento técnico às unidades administrativas e acadêmicas da UFF, na organização dos documentos na fase corrente e na transferência daqueles cujos prazos encontram-se expirados;

   Atuar no planejamento das transferências a serem realizadas, bem como no controle das assessorias técnicas, dando o suporte que for necessário;

   Normatizar procedimentos necessários no que tange à organização, tratamento e destinação dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades administrativas e acadêmicas da UFF; e

   Atuar no planejamento e topografia dos depósitos que contém acervos produzidos e recebidos pela UFF, na fase intermediária.

Arquivo Permanente

O Arquivo Permanente é responsável pelo recolhimento, arranjo, descrição, preservação, guarda, acesso e difusão dos documentos de valor permanente provenientes das faculdades isoladas que deram origem à da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UFERJ) e dos diversos órgãos da UFF.

Competências:

   Orientar e supervisionar os procedimentos de recolhimento dos documentos, produzidos, recebidos e acumulados pelos diversos órgãos da UFF;

   Planejar, em conjunto com o Arquivo Especial, a política de recolhimento de documentos arquivísticos de valor permanente;

   Supervisionar projetos voltados para documentos textuais e digitais de valor permanente, através de parcerias intra e inter-institucionais;

   Orientar usuários na realização de pesquisas internas e externas;

   Recolher os documentos oriundos do Arquivo Intermediário, cuja classificação, avaliação e seleção já tenha sido realizada;

   Arranjar e descrever os documentos de valor permanente recolhidos a partir das Guias de Recolhimento de Documentos (GRD)

   Elaborar instrumentos de pesquisa visando o acesso e difusão do acervo arquivístico;

   Promover ações culturais e educativas na área de arquivologia;

   Promover ações, junto à comunidade universitária, que valorizem, fortaleçam e preservem a memória institucional.

   Garantir o acesso ao acervo conforme determina a Constituição Federal, a legislação vigente sobre arquivos e acesso à informação respeitando a intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, as liberdades e garantias individuais e segurança da Instituição.

 

Arquivo Especial

O Arquivo Especial é responsável pelo recolhimento, guarda, conservação e preservação dos documentos de caráter permanente: em linguagem não-textual; em suporte não convencional; em formatos e dimensões excepcionais que exigem procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação; cujo acesso depende de intermediação tecnológicas.

Competências:

   Orientar e supervisionar os procedimentos para a organização e/ou recolhimento de documentos de suporte não textual produzidos pela UFF;

   Organizar, conservar e preservar os documentos produzidos cujo arquivamento e consulta exijam condições especiais e/ou equipamentos específicos;

   Planejar, em conjunto com o Arquivo Permanente, a política de recolhimento de documentos arquivísticos de valor permanente;

   Supervisionar os projetos voltados para documentos de suporte não textual, através de parcerias intra e inter-institucionais;

   Atender às pesquisas internas e externas;

   Viabilizar o acesso às informações do acervo por meio de sistemas de recuperação online;

   Atuar na política de preservação de documentos arquivísticos digitais.

Arquivo de Processos

O Arquivo de Processos é responsável pelo arquivamento e desarquivamento de processos administrativos da UFF, além de atuar na gestão e no tratamento técnico dos mesmos.

Competências:

   Gerenciar o arquivamento de processos dos órgãos da UFF;

   Realizar desarquivamentos sob demanda para subsidiar as demais áreas administrativas da UFF;

   Realizar o tratamento técnico dos documentos transferidos para o Arquivo, incluindo as atividades de classificação, avaliação e destinação;

   Elaborar Listagens de Eliminação e submetê-las à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);

   Controlar a tramitação e transferência dos processos administrativos encaminhados ao Arquivo;

   Planejar políticas e normatizar procedimentos de recebimento, guarda, empréstimo e destinação de processos administrativos; 

   Viabilizar a gestão das informações do acervo por meio de sistemas digitais;

   Orientar as unidades administrativas na realização de consulta e empréstimo dos processos;  

   Auxiliar nas demais atividades afins à gestão, preservação e acesso de processos administrativos.

Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos

Competências:

   Higienizar e restaurar documentos arquivísticos;

   Planificar, desmontar e acondicionar os documentos arquivísticos;

   Assessorar as Seções da Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação, no monitoramento dos depósitos e demais áreas de guarda de documentos arquivísticos, visando o controle de qualidade e clima.

Laboratório de Reprografia

Competências: 

   Manter o efetivo  controle do arquivo de segurança, no que se refere a manutenção dos padrões de temperatura e clima;

   Assessorar  os setores da universidade quanto a necessidade de realizar de realizar procedimentos de  digitalização, mediante as normas e legislação vigente;

   Estabelecer a política de mudança de suporte de documentos, evitando a obsolescência tecnológica de acordo com a legislação vigente;

    Fazer cumprir as normas e padrões de qualidade a serem seguidos nas operações de digitalização. 

Consulte o organograma da nossa estrutura administrativa clicando aqui.

Assessoria Técnica

Atendimento ao Pesquisador

Instrumentos de Gestão

Avaliação de Documentos

Últimas Notícias

Transformação digital na UFF: criada Comissão sobre acervo acadêmico digital

A Universidade Federal Fluminense, através da Portaria nº 67.507 de 24 de setembro de 2020, con[...]

Exposição Virtual: 50 anos de história da Superintendência de Documentação da UFF

Por ocasião das comemorações dos 60 anos da UFF, o Sistema de Bibliotecas e Arquivos da Universidad[...]

Parecer técnico sobre o Decreto nº 10.278/2020

A Coordenação de Arquivos (CAR/SDC) da UFF torna público parecer técnico sobre o Decreto nº 10.[...]

Suspensão temporária de recolhimento de documentos permanentes

Saiu no Boletim de Serviço n º 116/2020 a DTS/ SDC nº23/2020 sobre a suspensão do recolhimento [...]
Superintendência de Documentação
Coordenação de Arquivos

Av. Prefeito Silvio Picanço, 1565, Charitas, Niterói, RJ, 24360-030
Tel/Fax: (0xx21) 2710-6060 / 3674-7819
E-mail: atendimento.car.sdc@id.uff.br / car.sdc@id.uff.br
Horário de funcionamento: Segunda a sexta, das 09h às 18h

Como chegarMapa do site | Fale conosco

Copyright 2020 - STI - Todos os direitos reservados