Estrutura Administrativa da CAR

Coordenação de Arquivos (CAR)

A Coordenação de Arquivos (CAR) foi criada através da Portaria GAR nº. 45.248, de 21 de julho de 2011. Subordinada à Superintendência de Documentação (SDC) tem por finalidade coordenar, planejar e dirigir as atividades empreendidas na Seção de Arquivo Intermediário (SAIN) e na Seção de Arquivo Permanente (SAPE).

Seção de Arquivo Intermediário (SAIN)

O Arquivo Intermediário foi criado com objetivo de realizar a transferência e o tratamento técnico da documentação de uso não corrente sob guarda da Seção de Arquivo Intermediário.

Competências:

Planejar, treinar, orientar e supervisionar os procedimentos de transferência dos documentos produzidos pelos órgãos da UFF;

Tratar, preservar e acessar os documentos transferidos;

Orientar os usuários dos órgãos produtores da documentação transferida na realização de consulta e empréstimo da mesma;

Conferir listagens de transferência de documentos recebidas das unidades após os trabalhos de assessoria técnica;

Elaborar listagens de eliminação de documentos sob sua guarda e submetê-las à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);

Elaborar guia de recolhimento de documentos sob sua guarda para promover o encaminhamento à Seção de Arquivo Permanente (SAPE) ou ao Setor de Arquivo Especial (SAES);

Supervisionar os projetos voltados para os documentos de fase corrente e intermediária, através de parcerias intra e inter-institucionais;

Prestar assessoramento técnico às unidades administrativas e acadêmicas da UFF, na organização dos documentos na fase corrente e na transferência daqueles cujos prazos encontram-se expirados;

Atuar no planejamento das transferências a serem realizadas, bem como no controle das assessorias técnicas, dando o suporte que for necessário;

Normatizar procedimentos necessários no que tange à organização, tratamento e destinação dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades administrativas e acadêmicas da UFF;

Atuar no planejamento e topografia dos depósitos que contém acervos produzidos e recebidos pela UFF, na fase intermediária.

Seção de Arquivo Permanente (SAPE)

A Seção de Arquivo Permanente foi criada com a inauguração do Arquivo Geral, com o nome de Serviço de Arquivo Permanente (SAP). Em 1992, com a transferência do Arquivo Geral para um novo espaço, criou-se em definitivo o Arquivo Permanente. Os primeiros fundos recolhidos foram os das Faculdades Isoladas e em seguida os fundos da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro.

Competências:

Organizar, conservar e preservar os documentos de valor permanente provenientes das faculdades isoladas, da UFERJ e ainda os documentos recolhidos dos diversos órgãos da UFF;

Orientar e supervisionar os procedimentos para o preparo da documentação a ser recolhida, produzida, recebida e acumulada pelos diversos órgãos da UFF;

Receber documentos oriundos da Seção de Arquivo Intermediário, cuja avaliação e seleção já tenha sido realizada;

Conferir guias de recolhimento de documentos;

Orientar usuários nas pesquisas internas e externas;

Elaborar e divulgar o acervo por meio de instrumentos de pesquisa, contribuindo para a sua difusão;

Planejar a política de recolhimento de documentos arquivísticos juntamente com o Setor de Arquivo Especial;

Planejar ações de marketing arquivístico, com o objetivo de dar suporte à comunidade universitária no que diz respeito à contribuição da memória institucional;

Promover ações culturais e educativas como meio de divulgação;

Supervisionar projetos voltados para documentos textuais de valor permanente, através de parcerias intra e inter-institucionais.

Setor de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos  (SCRD)

O Setor de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos (SCRD) está subordinado à Seção de Arquivo Permanente.

Competências:

Higienizar e restaurar documentos;

Planificar, desmontar e acondicionar a documentação arquivística;

Assessorar as Seções da Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação, no monitoramento dos depósitos e demais áreas de guarda de documentos arquivísticos, visando o controle de qualidade e clima.

Setor de Arquivo Especial (SAES)

O Setor de Arquivo Especial, também subordinado subordinado à Seção de Arquivo Permanente, foi criado em 1994 como um serviço e através da reestruturação administrativa da UFF, pela Portaria GAR nº. 45.248, de 21 de julho de 2011, teve sua sigla alterada para SAES.

É responsável pelo recolhimento, guarda, conservação e preservação dos documentos de caráter permanente: em linguagem não-textual; em suporte não convencional (papel); em formatos e dimensões excepcionais que exigem procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação; cujo acesso depende de intermediação tecnológicas.

Competências:

Orientar e supervisionar os procedimentos para a organização e/ou recolhimento de documentos de suporte não textual produzidos pela UFF;

Organizar, conservar e preservar os documentos produzidos cujo arquivamento e consulta exijam condições especiais e/ou equipamentos específicos;

Atender às pesquisas internas e externas;

Planejar, com conjunto com a Seção de Arquivo Permanente, a política de recolhimento de documentos arquivísticos;

Supervisionar os projetos voltados para documentos de suporte não textual, através de parcerias intra e inter-institucionais;

Viabilizar o acesso às informações do acervo por meio de sistemas de recuperação online;

Atuar na política de preservação de documentos arquivísticos digitais.

Consulte o organograma da nossa estrutura administrativa clicando aqui.

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