O Arquivo Geral (AG) da Universidade Federal Fluminense foi criado em 19 de setembro de 1985, durante a gestão do Professor José Pedro Esposel (1931-2018) como diretor do Núcleo de Documentação, atual Superintendência de Documentação (SDC).
Inicialmente o AG era composto por duas seções, a de Arquivo Intermediário e a de Arquivo Permanente, posteriormente, em decorrência das crescentes demandas da administração universitária e da necessidade de viabilizar e implementar a gestão documental na instituição, foi criada, em 1989, a Seção de Arquivo Corrente. No ano de 1994 foi constituído o Arquivo Especial objetivando orientar a política arquivística interna referente à guarda, conservação e recuperação das informações contidas nos documentos em suportes especiais, tais como, fotografias, filmes, etc.
O Arquivo passou a existir com a denominação de Arquivo Central (AC), por intermédio da Norma de Serviço n. 409, de 30 de março de 1994. Após a institucionalização foram recolhidos ao AC os fundos documentais das Faculdades Isoladas existentes em Niterói, tais como a de Direito, Medicina, Odontologia, Farmácia, Serviço Social e Filosofia. Estas Faculdades foram unificadas e federalizadas em 1960, sob o nome de Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UFERJ), tornando-se em 1965 a Universidade Federal Fluminense.
Diante deste fato, ficou assinalado o critério metodológico a ser adotado pela equipe técnica do arquivo, que consistiria em considerar toda a documentação pertencente às Faculdades Isoladas, produzida antes de 1960, de valor secundário, histórico e permanente, e toda a documentação posterior ao ano supracitado como pertencente à UFF, sendo, portanto, um fundo documental aberto e, inicialmente, com um volume maior de documentos de valor primário, legal e comprobatório.
As atribuições do antigo Arquivo Central eram as seguintes:
– Prestar orientação técnica aos órgãos da UFF, na organização da documentação corrente;
– Promover a transferência e recolhimento dos documentos, que já não sejam de uso frequente, independente de sua forma física, preservando o valor histórico, jurídico, patrimonial, técnico, acadêmico e administrativo.
No processo de desenvolvimento da área arquivística na UFF, destaca-se ainda a Norma de Serviço nº 472, de 08.10.1996, que aprova as regras para a Transferência e Recolhimento de Documentos ao AC-NDC e a mudança do Arquivo para a nova sede situada em Charitas em 1998, que passou a ter uma Gerência de Arquivos, e posteriormente veio a ser denominada de Divisão de Arquivos (DARQ).
Em 2011 a UFF passa por uma reestruturação administrativa e o NDC torna-se Superintendência de Documentação (SDC) de acordo com as portarias GAR nº. 44.482, de 18 de abril de 2011 e 45.248, de 21 de julho de 2011. Nessa nova estrutura o AC agora, Coordenação de Arquivos (CAR), tinha por finalidade coordenar, planejar e dirigir as atividades da Seção de Arquivo Intermediário (SAIN) e da Seção de Arquivo Permanente (SAPE) e com as atribuições de promover políticas de informações arquivísticas na UFF por meio do Sistema de Arquivos; coordenar a gestão de documentos na UFF; assessorar tecnicamente aos órgãos e setores da UFF; promover a transferência e recolhimento dos documentos produzidos pela instituição, independente do suporte; coordenar os projetos arquivísticos com outras instituições, através de Convênios e Consultorias; viabilizar o acesso à informação; supervisionar o estágio curricular de alunos do Curso de Graduação em Arquivologia; divulgar o acervo, os produtos e os serviços da Coordenação.
Em 2019 Conselho Universitário aprova o Regimento Interno da SDC (Decisão CUV nº100/2019) em que a CAR passa a coordenar também o Arquivo de Processos e o Laboratório de Reprografia, além do Laboratório de Restauração e Conservação de Documentos Arquivísticos, dos arquivos Especial, Intermediário e Permanente.
As competências da Coordenação de Arquivos são:
I – Propor, supervisionar e garantir as atividades relativas à gestão de documentos e arquivos da Universidade;
II – Planejar e supervisionar projetos técnicos voltados para a documentação arquivística, por intermédio de parcerias entre a Universidade e outras instituições;
III – Promover e assegurar as assessorias técnicas requisitadas pelas unidades da Universidade;
IV – Supervisionar e acompanhar o atendimento às pesquisas internas e externas no acervo custodiado;
V – Propor a realização de eventos na área de Arquivologia;
VI – Proporcionar e manter intercâmbio com órgãos normativos e entidades arquivísticas afim;
VII – Promover a integração permanente entre os Arquivos e as unidades acadêmicas e administrativas da Universidade;
VIII – Planejar, supervisionar e incentivar ações de sustentabilidade voltadas à gestão de documentos da Universidade.
Incorporado à CAR em 2019, o LARE foi criado em 1974 para realizar os serviços de microfilmagem da documentação do Departamento de Administração Escolar (DAE) da UFF. Com o avanço da tecnologia, o LARE atualmente é responsável pelos serviços de digitalização de documentos, migração dos suportes microfílmicos e atendimento à pesquisa no acervo microfilmado e/ou digitalizado.
Quanto ao Arquivo de Processos, também incorporado à CAR em 2019, foi criado com o propósito de centralizar a guarda dos processos administrativos autuados na UFF, tanto pelo Protocolo Central, quanto pelos protocolos setoriais, e fazia parte da da estrutura da Gerência Plena de Comunicações Administrativas (PROAED/GPCA). Atualmente o setor é responsável tanto pelo tratamento técnico da documentação quanto pela prestação de serviços referentes aos processos administrativos.
Camilla Fernandes de Aquino (2020 – Atual)
Nelson Alfredo Salomão Neto (2020)
Igor José de Jesus Garcez (2014 – 2020)
Jorge Martins Fagundes (2012 – 2014)
Ary Alfredo Pereira Fortes (2007 – 2012)
Solange Barbosa Bittencourt (1998 – 2007)
Rosemary Gomes Paulo (1997 – 1998)
